Rušíte svou akci kvůli koronaviru? Jak je to s vracením peněz účastníkům a případnou náhradou škody?

Jakých akcí se to týká?

U koncertů, divadelních představení nebo plesů je jasné, že se jich zákaz týká, otázky mohou nastat u pořadatelů některých sportovních utkání, soukromých firemních akcí a večírků nebo akcí, na jejichž seznamu hostů je „jen“ 90 lidí.

Mimořádné opatření sice výslovně mluví o „zákazu“ akcí, je ale důležité myslet na to, že konání akce je zakázáno pouze po dobu trvání tohoto opatření. A protože v právním světě není nic jednoduché, neznamená to, že se akce automaticky ruší a už se nikdy neuskuteční. Je důležité posoudit, zda je možné danou akci uskutečnit v náhradním termínu, nebo ne. 

Například konferenci o nových trendech v marketingu je určitě možné (i když zřejmě velmi obtížné) posunout z března na září, zatímco třeba veletrh cestovních kanceláří zaměřený na letní dovolené už podobně odložit nejde, protože v září už o něj nikdo nebude mít zájem. Pozor, pokud je přesunutí termínu „pouze“ komplikované například z důvodu velké finanční zátěže nebo jiných obtíží, je podle zákona stále možné. Možnost nebo nemožnost posunutí tedy nelze z právního pohledu posuzovat pouze s ohledem na případné finanční ztráty.

To je důležité si ujasnit i kvůli dalšímu právnímu posouzení, co a v jaké výši se musí smluvním stranám vracet a na co naopak máte nárok vy jako pořadatel akce.

Přečtěte si Mimořádné opatření o zákazu konání akcí

Jaké typy akcí podléhají zákazu?

Firemní akce a eventy

Firemní akce, konference, večírky pro klienty nebo networkingové eventy pro předem daný seznam hostů podléhají zákazu, pokud se jich má zúčastnit více než sto lidí.

Sportovní utkání, amatérské závody

V případě, že pořádáte utkání v profesionálních či poloprofesionálních soutěžích, je podle předsedy vlády na vašem rozhodnutí, zda akci uskutečníte bez diváků nebo nikoliv.

Pokud jste ale organizátorem akcí pro amatéry a nadšené sportovce, třeba běžecké závody, zákaz se na vás vztahuje.

Kulturní akce

Kina, divadla a jiná kulturní setkání pro více než 100 lidí.

Na naši akci má přijít 90 lidí. Je pravda, že se na ni zákaz nevztahuje?

Pravda to sice je, ale doporučujeme být opatrní. I když mimořádné opatření zakazuje akce nad 100 osob, je otázkou, zda počet 90 lidí na akci dokážete určitě splnit. Kromě počtu jmen na seznamu hostů je totiž nutné počítat i s osobami zajišťujícími catering nebo ochranu dané akce.

Pokud byste skutečně počítali pouze s 90 osobami, ale nakonec se jich na akci sešlo 101, je pak nutné prokázat, že jste oprávněně předpokládali, že přítomných bude méně než 100. Z opatrnosti ale doporučujeme aktuální počty osob hlídat a nadbytečné lidi raději na akci nepustit.

Update k 12. 3.: Od pátku 12. 3. platí zákaz akcí nad 30 osob. Výše uvedená pravidla platí analogicky.

Jak coby organizátor postupovat?

V případě, že se na vás zákaz vztahuje, jedná se o zrušení termínu akce z důvodů tzv. vyšší moci. Škoda při zrušení akce pak může vzniknout všem zúčastněným – pořadatelům, cateringové společnosti nebo třeba eventovému prostoru. 

Nejprve všechny informujte

I když by se mohlo zdát, že o daném opatření a rušení akcí již všichni ví z médií, je i tak důležité o tom své klienty, zákazníky i dodavatele informovat.

Pokud byste svým sponzorům, obchodním partnerům, dodavatelům nebo účastníkům akce oficiálně neoznámili, že se daná akce ruší a proč tomu tak je, je možné, že byste jim museli škodu nahradit nebo jim vrátit to, co vám už poskytli i přesto, že byste jinak nemuseli.

Současně byste měli v daném prohlášení informovat o tom, zda se akce ruší bez náhrady (protože později už uskutečnit objektivně nejde), nebo jestli v budoucnu stanovíte náhradní termín akce. 

Prostudujte smlouvy

Podívejte se do smluv, které jste ohledně akce uzavřeli. Jedná se třeba o nájemní smlouvy na daný prostor, o zajištění dodávek služeb anebo i o obchodní podmínky, které se vztahují na prodej a vracení vstupného.

V daném dokumentu pak hledejte ustanovení, které se týká vyšší moci. V tom najdete, co si strany musí nahradit a co naopak ne.

Pokud je ustanovení složitou právničinou a nejste si jistí, co znamená v praxi, ozvěte se nám, přeložíme vám ho do lidské řeči a pomůžeme vám zorientovat se v tom, co teď vlastně dělat.

Smlouvy mlčí? 

I naše zákony samozřejmě obsahují ustanovení, jak situaci řešit. Vždycky ale bude záležet na tom, o jakou akci mělo jít a hlavně, jestli je možné ji uskutečnit později. Některé fixní závazky bude možné zrušit bez sankcí, jiné smlouvy budou obtížněji vypověditelné. Konzultujte situaci se svým právníkem, případně vám samozřejmě rádi pomůžeme my.

Akci jsme zrušili preventivně, co teď?

Pokud se ale na vás zákaz nevztahuje a svou akci jste zrušili pouze z preventivních důvodů, rady uvedené v tomto článku se nedají použít automaticky a na smlouvu nebo pojistné podmínky by se měl určitě podívat váš právník.

Uhradí vám škodu stát?

Stát vám náklady vynaložené na konání akce, která se nyní musí zrušit nebo posunout, bohužel nenahradí. Při vydání mimořádného opatření totiž postupoval v souladu se zákonem a neporušil žádnou svou povinnost.

Update k 14.3.: V souvislosti s vyhlášením nouzového stavu bude za určitých podmínek možné žádat po státu náhradu způsobené škody. Více si přečtěte tady.

Už před několika dny ale stát oznámil, že od 1. 4. 2020 bude poskytovat bezúročné půjčky podnikatelům, jejichž business byl novým typem koronaviru dotčen. Dá se také uvažovat o vypsání určitých nenárokových dotací.

Podívejte se do pojistných smluv

V případě, že ze smluv uzavřených s dodavateli vyplývá, že na vrácení již zaplacených prostředků nemáte nárok nebo, že vstupné musíte vrátit v plné výši, ještě není třeba zoufat.

Pokud máte akci pojištěnou, podívejte se do pojistných smluv a podmínek, i v nich pravděpodobně najdete ustanovení týkající se vyšší moci i výši pojistného plnění v případě zrušení akce z takového důvodu.

A co když akci stejně uspořádám?

V případě, že byste akci uspořádali navzdory tomuto mimořádnému opatření, hrozí vám pokuta až do výše 3 000 000 Kč nebo by vaše konání mohlo být posouzeno jako trestný čin.

Toto dnešní radikální opatření zcela jistě přinese problémy zadavatelům i celému eventovému trhu. Pokud musíte zrušit akci a nevíte, jak to bude s případnou škodou a jaké povinnosti vůči účastníkům máte, rezervujte si online konzultaci, vše s vámi rádi probereme.