Question 1

Kdy je potřeba zpracovatelská smlouva?

Accepted Answer

Zpracovatel je někdo, kdo zpracovává osobní údaje na pokyny správce. Správce osobních údajů, který rozhoduje, co se děje s osobními údaji, si musí pohlídat, že u zpracovatele jsou osobní údaje, které mu předá, v bezpečí.

Ze zákona musíte mít uzavřenou písemnou zpracovatelskou smlouvu (může být i v elektronické podobě).

Ve smlouvě byste neměli zapomenout uvést:

co za údaje se bude zpracovávat,
na jak dlouhou dobu,
proč,
pro jaké účely,
způsob předání osobních údajů,
co se s osobními údaji stane, pokud mezi sebou ukončíte spolupráci,
práva a povinnosti stran (požadavky na zabezpečení údajů, zapojení dalších zpracovatelů, právo auditu, mlčenlivost) nebo třeba odpovědnost za porušení povinností.

Pokud si nebudete jistí s přípravou zpracovatelské smlouvy nebo vám nějaká přistála od klienta na stůl a vy si nevíte rady, co s ní, určitě vám s ní rádi pomůžeme.

Question 2

Co je záznam o činnostech zpracování?

Accepted Answer

Záznamy o činnostech zpracování ukazují, kdo má ve firmě k jakým osobním údajům přístup. Vést tyto záznamy musí podle GDPR nařízení všichni správci osobních údajů a zaznít v nich musí například údaje o samotném správci, důvody a rozsah zpracování osobních údajů, ale i informace o předávání osobních údajů do třetích zemí.

Takové záznamy je dobré vést i proto, abyste si zametli před vlastním prahem a v osobních údajích si udělali interně pořádek. Využijete je určitě i ve vztahu k zaměstnancům, u kterých si vymezíte jejich přístupy v rámci interních firemních procesů.

Potřebujete pomoc od expertů na GDPR? Stačí říct.

Question 3

Musím smazat osobní údaje bývalého zaměstnance?

Accepted Answer

Nemusíte, resp. ani nemůžete. Ačkoliv byste na některé zaměstnance po jejich odchodu nejraději co nejrychleji zapomněli, nemůžete všechny jejich údaje vymazat. A to ani kdyby se toho zaměstnanec domáhal. Jejich uchování vám totiž ukládá přímo zákon a ten má vždycky přednost.

S veškerou GDPR agendou vám rádi pomůžeme.

Question 4

Jak probíhá kontrola z Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)?

Accepted Answer

Na průběh kontrol z ÚOOÚ se nás ptáte opravdu často. Chystáme pro vás proto k tomuto tématu praktický článek, ve kterém se dozvíte nejen, jak úřední kontrola probíhá, ale taky jak se na ni připravit. A budete-li s tím potřebovat pomoc, jsme tu pro vás, stačí říct.

Question 5

Kdo je zpracovatel osobních údajů?

Accepted Answer

Zadává vám někdo pokyn, abyste něco provedli s jeho osobními údaji? Pak jste jeho zpracovatel. Můžete pak zpracovávat jenom to, k čemu mu dá správce pokyn. Proto si pokyny evidujte, aby nedošlo ke sporům. Pokud totiž vyskočíte z rámce pokynů správce, nebudete už v pozici zpracovatele, ale správce, s čímž souvisí větší odpovědnost.

Zpracovatelem bývá často externí účetní, poskytovatel webhostingu, marketingová agentura nebo různé nástroje (např. Mailchimp), které osobní údaje zpracovávají systematicky.

Správce si musí pohlídat, že jsou u zpracovatele předané osobní údaje v bezpečí - pojistí si to tím, že se k tomu zpracovatel správci zaváže ve zpracovatelské smlouvě.

Question 6

Kdo je správce osobních údajů?

Accepted Answer

Kdy můžete být správcem osobních údajů? Vždy, když budete rozhodovat o tom, co, jak a proč se bude zpracovávat. Toto zpracování je jakékoliv systematické nakládání s osobními údaji.

Správce je ten, kdo nese hlavní odpovědnost za zpracování osobních údajů, ten, za kým půjde v první řadě pokuta. Pokud ale správci někdo se zpracováním pomáhá (tedy jde o jeho zpracovatele), může si na základě zpracovatelské smlouvy s takovým subjektem vyjasnit, kdo konkrétně odpovídá za co a tím svou odpovědnost zmírnit.

Rozklíčovat to, kdo vystupuje v pozici správce a kdo v pozici zpracovatele, často bývá těžký oříšek - každopádně to doporučujeme rozhodně nepodcenit, protože je to gró každého nastavení osobních údajů (už jenom s ohledem na výše zmíněnou odpovědnost).

Nevíte si s GDPR rady? Obraťte se na experty.

Question 7

K čemu je pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)?

Accepted Answer

Co dělá pověřenec? Je to takový interní kontrolor zpracování osobních údajů ve firmě - poskytuje poradenství ohledně zpracování, hlídá, jestli se zpracovává správně, radí v případě posouzení vlivu na ochranu osobních údajů nebo může asistovat správci při vypracování záznamu o činnostech zpracování.

Pokud máte pověřence ve své firmě, dbejte na to, aby o něm vaši zaměstnanci věděli a věděli také to, že se na něj mohou s jakýmkoliv problémem kolem zpracování osobních údajů obrátit.

Roli pověřence pro ochranu osobních údajů pro vás rádi zajistíme. Nejste si jistí, jestli vaše firma pověřence potřebuje? Sepsali jsme pro vás praktické příklady, kdo by měl DPO mít.

Question 8

Jak dlouho můžeme podle GDPR uchovávat osobní údaje pro marketingové účely?

Accepted Answer

Nařízení GDPR ani jiný zákon žádnou konkrétní dobu uchování osobních údajů nestanoví. Je potřeba se zamyslet, proč soutěž dělám, jaké mají být výstupy a potom podle toho stanovit dobu, jak dlouho data budu potřebovat a zároveň je fér je uchovávat. Po uplynutí této doby je musíte smazat. Pokud tedy nemáte jiné důvody je uchovávat - např. povinnost se zákona či jiný souhlas.

Správné znění informací o zpracování osobních údajů či souhlasu se zpracováním osobních údajů vám rádi nastavíme.

Question 9

Jak má vypadat souhlas se zpracováním osobních údajů

Accepted Answer

Souhlas je jeden z důvodů, na základě kterých můžete zpracovávat osobní údaje. Vždy byste se měli zamyslet, zda nemůžete údaje zpracovávat na základě jiného zákonného důvodu, souhlas by měl být až ta poslední sběrná kategorie, kdy už se pod jiné důvody nevejdeme.

Nemůžete ho zneužívat - pokud budete vyžadovat souhlas tam, kde nemá být (např. u nákupů zboží v e-shopu, kde máte zákazníka pouze informovat), můžete tím zákazníky klamat a tím pádem budou všechny osobní údaje znehodnoceny - nasbírali jste je totiž pod nesprávným právním důvodem.

Souhlas musí být:

svobodný - nikoho do souhlasu nenuťte,
konkrétní - váže se k určité věci,
informovaný - musí být jasné, k čemu se souhlas dává,
jednoznačný - má jediný a přesný význam,
aktivní - žádná předzaškrtnutá políčka
a dobrovolný - nikdo k němu nesmí být nucen.

Souhlas jde vždycky odvolat (což ale ne vždycky musí automaticky znamenat, že správce musí veškeré osobní údaje smazat!).

Nechte si od nás sestavit souhlas se zpracováním osobních údajů na míru vašemu businessu.

Question 10

Co je "právo být zapomenut" a jak s ním naložit?

Accepted Answer

Právo být zapomenut, nebo chcete-li - právo na výmaz - je vaše možnost žádat např. po firmě, která zpracovává vaše osobní údaje, aby je vymazala a už nepoužívala. Vyhledávač Google k tomu například vede samostatný formulář, kde můžete požádat o výmaz svých osobních údajů z výsledků vyhledávání.

Pokud jste naopak firma, do které vám takové žádost chodí, nepanikařte a rozhodně vše bezmyšlenkovitě nemažte. Ověřte si, zda žádost přišla od toho, kdo výmaz požaduje, a zda náhodou nemáte tyto údaje povinnost zpracovávat např. z účetních důvodů, nařízení GDPR totiž uděluje mnoho výjimek, kdy si osobní údaje ponechat můžete.

Nevíte si s GPDR rady nebo se jím nechcete nechat rozptylovat od podnikání? Svěřte celou agendu GDPR expertům.

Question 11

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) – jaké má pravomoci?

Accepted Answer

Úřad pro ochranu osobních údajů je nezávislý orgán, který hlídá, aby nedocházelo k porušování předpisů týkajících se osobních údajů a tedy k zásahu do základních práv a svobod lidí.

Úřad vás může zkontrolovat na základě namátkových kontrol nebo udání, zda správně nakládáte s osobními údaji a dodržujete všechny povinnosti spojené s jejich ochranou. Pokud Úřad objeví nějaké nesrovnalosti, také vám může uložit pokutu.

Správci osobních údajů mají vůči Úřadu i některé povinnosti, jednou z nich je například hlásit mu rozsáhlejší únik osobních údajů do 72 hodin.

Nechte si od nás udělat audit nakládání s osobními údaji, než k vám přijde ÚOOÚ na kontrolu.

Question 12

Co jsou cookies?

Accepted Answer

Cookies asi znáte jako krátké textové soubory vytvářené webovým serverem a ukládané v počítači prostřednictvím prohlížeče.

Co jsou ale cookies z hlediska práva? Pokud s sebou nesou nějaké informace, které můžete přiřadit ke konkrétní fyzické osobě, jedná se o osobní údaje. Ty musíte podle práva chránit a pokud je sbíráte, musíte splnit všechny podmínky, které vám zákony ukládají.

Musíte třeba vždy informovat subjekty údajů o sběru osobních údajů v momentě sběru - z toho důvodu jsou na webu zásady osobních údajů. Měly by nám říkat, že na dané webové stránce se sbírají ty a ty cookies, které mohou obsahovat takové a takové osobní údaje, proč je na stránkách máme, po jak dlouhou dobu se ukládají a co nám takové zpracování umožňuje.

Nevíte, jak nastavit cookies v souladu s GDPR? Přečtěte si článek o nejnovějším rozsudku ohledně cookies nebo si od nás nechte zkontrolovat web.

Vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů podle GDPR

Videozáznam webináře Změny pro e‑shopy: co nás čeká?

Videozáznam webináře IP SCAN: Nebojte se bránit svoje nápady

Na co se ptáte: GDPR a ochrana osobních údajů

Potřebujete poradit?

Naposledy zodpovězené dotazy

Na vaše dotazy odpovídá náš tým specialistů

Stavíme mosty mezi právem
a realitou vašeho podnikání

Naše specializace

Školení

Často hledáte