Jak a proč aktualizovat vzory smluv ve firmě

Patříte naopak mezi ty zodpovědné, co si nechali všechno nastavit od právníka? Chválíme. Neusínejte ale na vavřínech - nechat si sepsat neprůstřelné smlouvy je jedna věc, udržovat je neustále aktuální, abyste je mohli používat dlouhá léta, je věc druhá. 

Jak si vedly jednotlivé obory v našem testu?

Proč je tak důležité tu a tam vymést kostlivce ze skříně? 

Legislativa se neustále vyvíjí a do hry vstupuje i rozhodovací praxe soudů, která dává vodítko, jak se ke konkrétním situacím reálně přistupuje a jak je tedy podchytit už ve smlouvách. 

Aktualizace vzorů smluv, které ve firmě používáte, vám tak může v budoucnu ušetřit spoustu peněz i komplikací. Své o tom ví řada našich klientů, u kterých jsme byli na auditu vzorů smluv a právních dokumentů. A protože si zakládáme na praktických příkladech, popíšeme vám ono vymetání kostlivců ze skříně u jednoho z našich klientů. 

Jak probíhá audit vzorů smluv v praxi?

Klient nám poslal k revizi několik starších dokumentů, které měl zpracované od svého předchozího právníka. Při jejich úpravách se ukázalo, že i když se ke smlouvám v začátcích svého podnikání postavil zodpovědně a vzory si nechal připravit na míru, uplynulo pár let a v legislativě nezůstal kámen na kameni.

Protože neměl v rámci podnikání času nazbyt, udělali jsme si čas my a doběhli k němu na den do firmy, abychom mohli zkontrolovat všechny vzory smluv a dokumentů, které opakovaně používá. Poprosili jsme ho o šanony se smlouvami, kávu a stolek, u kterého můžeme úřadovat, a pustili se do práce.

V rámci auditu jsme objevili, že:

• smlouvy se zákazníky - spotřebiteli, už nereflektovaly, že se nám Evropa hemží novou regulací, na kterou si sem tam posvítí Česká obchodní inspekce
  
• obchodní podmínky umožňují zákazníkům vracet zboží i rok po jeho koupi a náš klient si tak zbytečně komplikuje život a zvyšuje náklady
• na webu chybí nasazené dokumenty v souladu s GDPR, a tak se práce s daty nejen dostává za hranu legislativy, ale v případě prodeje e-shopu nebo celé/části firmy snižuje tržní cenu
• smlouvy s obchodními partnery často obsahují ustanovení obchodního nebo občanského zákoníku, která už neexistují
• ve smlouvách chybí platná úprava autorských práv, a tak klient poctivě zaplacené fotky, články a grafiku nemůže použít tak, jak by si představoval
• jednatel si vyplácel odměnu za „provoz“ firmy, na kterou neměl zákonný nárok

Po prostudování podkladů jsme klientovi navrhli, co je potřeba dát bez otálení dokupy, aby se nedostal do průšvihu, a u kterých by se jednalo jen u “kosmetickou úpravu” a necháme tedy na jeho uvážení, jestli o ni stojí. Vše zabralo pár dní, pan jednatel rozdistribuoval nové dokumenty do zbytku firmy a mohl zase klidně spát. 

Chcete mít taky klidné spaní? 

Nechte si od nás zkontrolovat vzory smluv a dokumentů. Když budete rychlí, stihneme to ještě než začne školní rok ;)