Co to vlastně je ten whistleblowing?
Situace, kdy někdo „zapíská na píšťalku“ a oznámí protiprávní jednání. Nejčastěji se s tímto pojmem můžeme setkat, když někdo zjistí nepravosti při výkonu své práce.
Musíte nový zákon dodržovat?
Povinnost chránit whistleblowery mají ve zkratce větší firmy (nejméně 50 zaměstnanců) a veřejní zadavatelé. Jestli dopadá i na vás zjistíte, pokud si vyplníte následující formulář. Pokud dojdete k závěru, že ano, můžete se po průchodu formulářem zároveň přihlásit na náš webinář.
V případě, že má vaše firma 51–249 zaměstnanců, můžete sdílet oznamovací systém s jinou firmou nebo využívat systém zřízený jiným subjektem. To bude vhodné zejména u koncernů a jiných podnikatelských uskupení, kde oznámení může řešit mateřská společnost.
Do kdy musíte povinnosti splňovat?
Pokud jste firma mající 50 až 249 zaměstnanců, musíte povinnosti vyplývající ze zákona zavést do 15. prosince 2023. Veřejní zadavatelé a větší firmy budou podmínky splnit nejspíše už na začátku srpna, v tomto případě tedy doporučujeme neotálet.
Kdo může být whistleblower?
Primárně váš zaměstnanec, ať už v hlavním pracovním poměru nebo na dohodu.
Zákonodárce šel však ještě šířeji. Oznámení může činit i váš dodavatel, uchazeč o zaměstnání nebo společníci a statutáři vaší firmy. U těchto dalších osob však můžete možnost podávat oznámení vyloučit předem na svém webu.
Hojně diskutovanou otázkou při přijímání zákona bylo umožnění anonymních oznámení. Nakonec nebude povinnost řešit je v režimu zákona až do chvíle, než identita oznamovatele vyjde najevo. Stejně však nedoporučujeme anonymní oznámení úplně ignorovat, neboť i tato mohou obsahovat závažné informace k řešení.
Co může whistleblower hlásit?
Jak asi napadne každého, v prvé řadě půjde o trestné činy.
Velkou diskusi při přijímání zákona vyvolala otázka, jestli zahrnout i přestupky. Nakonec bude možné ohlašovat přestupky, za které lze uložit pokutu 100 000 Kč a více.
Kromě toho však může být předmětem oznámení i porušení samotného zákona o ochraně oznamovatelů a řady dalších předpisů. Zahrnuty jsou například veřejné zakázky, dotace, daň z příjmů, hospodářská soutěž, ochrana spotřebitele, ochrana osobních údajů, kybernetická bezpečnost nebo bezpečnost výrobků, dopravy či potravin.
Jak může whistleblower oznamovat?
Jednoduše jakkoli. Zákon ve většině případů vyžaduje, aby oznámení učinil nejdříve interně. Musí mít možnost tak učinit písemně (fyzicky i elektronicky), telefonicky a případně i do 14 dnů osobně.
V některých situacích se může whistleblower obrátit přímo na Ministerstvo spravedlnosti nebo dokonce oznámení zveřejnit.
Co musíte podle zákona zavést?
Zákon řeší hlavně povinnost zavést a provozovat tzv. vnitřní oznamovací systém. Ten musí fungovat na všech možných kanálech, jak zmiňujeme už výše.
Tento systém musí obsluhovat pouze tzv. příslušná osoba (nebo osoby), kterou můžete nazývat třeba ombudsman. Tato osoba musí být proškolená a na oznámení včas reagovat (do 7 dnů) a přijmout opatření k nápravě (do 30 dnů, lze prodloužit až dvakrát o dalších 30 dnů). Podaná oznámení je nutné i evidovat po dobu 5 let od přijetí.
Neřešit oznámení vůbec nebo ignorovat lhůty se nevyplatí. V tomto případě může totiž whistleblower oznámení zveřejnit a celá situace se vymkne vaší kontrole.
Kromě naplnění požadavků zákona na ochranu oznamovatelů musíte vyřešit i zpracování osobních údajů whistleblowerů. Drobné úpravy si vyžádají zejména vaše zásady zpracování osobních údajů zaměstnanců, kdy řešení oznámení bude novým účelem zpracování osobních údajů.
Co naopak dělat nesmíte?
Do vnitřního oznamovacího systému by rozhodně neměl mít přístup statutár. Příslušnou osobou by měl být zaměstnanec nebo jiný spolupracovník, který bude na vedení co nejvíce nezávislý. Samozřejmě však můžete využít i služeb externího řešitele, například advokáta.
Nejdůležitějším zákazem obsaženým v zákoně je zamezení možnosti uplatňovat vůči oznamovateli odvetná opatření. Tato jsou v zákoně definována velmi široce, aby se předešlo jakémukoli „trestání“. Nesmíte tak s whistleblowerem například kvůli oznámení rozvázat pracovní poměr, snížit mu mzdu nebo převést ho na jinou práci.
Co když chce oznamovatel firmu jen poškodit?
V tom případě mu za takové vědomě nepravdivé oznámení hrozí pokuta. Ta je však vzhledem k možné škodě způsobené vaší firmě spíše symbolická a činí maximálně 50 000 Kč. Navíc pokutu bude škůdce platit státu.
To však neznamená, že jste proti oznamovateli bezbranní. Nabízí se využít žaloby na ochranu dobrého jména a pověsti, kterou se budete domáhat náhrady nemajetkové újmy.
Je logické, že v případě nepravdivého oznámení asi nebudete chtít oznamovatele už ani vidět. V tom případě se nabízí ukončení pracovního poměru nebo jiné spolupráce s oznamovatelem, které ale musí být u zaměstnanců důsledně odůvodněno.
Co pro vás může udělat advokát?
Základním úkolem právníka by mělo být připravit potřebnou dokumentaci (např. interní směrnici pro zaměstnance o možnosti činit oznámení) a upravit tu stávající (GDPR dokumentace).
Kromě toho vám však právník může pomoct zkontrolovat a nastavit procesy ve firmě nebo i proškolit příslušnou osobu.
V neposlední řadě nejspíše oceníte pomoc ve chvíli, kdy se budete potýkat s komplikovanějším oznámením nebo budete muset posoudit, jestli je čas zapojit policii nebo další orgány. Pokud se stanete obětí nepravdivého oznámení, může pak advokát pomoct s obranou.
Proč vlastně whistleblowery chránit?
Na konec možná trochu filozofické zamyšlení. Je zřejmé, že povinnost ochraňovat whistleblowery pro vás přinese dodatečné náklady a administrativu. Na druhou stranu však může dobře nastavený systém ochrany oznamovatelů přinést mnoho dobrého:
- Pokud už se ve vaší společnosti budou dít nějaké nepravosti, rychlé oznámení může předejít výraznějším nákladům a třeba i ohrožení reputace celé firmy.
- Kvalitní ochrana whistleblowerů může sloužit jako dobré PR i jako impuls pro zlepšení nebo udržení firemní kultury a důvěry uvnitř firmy.
Na našem webináři uvidíte na konkrétním příkladu systému Smart FP, jak takový systém může vypadat v elektronické verzi a v čem vám administrativu zjednoduší.
28. 4. 2023
Sdílet
Tweet
LinkedIn
