VašeČočky: z převodu dat do kompletní úpravy ochrany osobních údajů

S klientem jsme si domluvili schůzku, na které jsme probrali, kde kontakty nasbírali, jestli v době sběru firma splňovala zákonné povinnosti ohledně sběru dat, prošli jsme stáří, použití dat a probrali jejich nový byznysový záměr.

Bylo nám jasné, že pro rozjezd nové „odnože“ chce klient vytěžit maximum ze své dosavadní praxe, zároveň ale zachovat mantinely zákona – nejen s ohledem na GDPR, ale také v rámci svého profesionálního chování a proklientského přístupu.

Po konzultaci s klientem, analýze dosavadní praxe a podnikatelského záměru jsme klientovi nastavili takový model pro další práci s daty, aby se vyhnul střetu se zákonem a zároveň mohl data použít pro start nového úspěšného projektu.

Audit ve firmě

Klient nám v rámci dlouhodobější spolupráce zasílal k revizím své dokumenty. Dokumenty jsme vždy upravili na míru, nicméně jsme přišli na to, že i když se klient ke smlouvám v začátcích svého podnikání postavil zodpovědně a vzory si nechal ušít na míru právníkem, uplynulo pár let a v legislativě nezůstal kámen na kameni.

Klient v rámci podnikání neměl času nazbyt, a tak jsme si udělali čas my, doběhli k němu na den do firmy, poprosili jsme ho o šanony, ve kterých má své klasické smlouvy, kávu a stolek, u kterého můžeme úřadovat, a pustili se do práce.

V rámci naší „firemní prohlídky“ jsme objevili, že:

• Smlouvy s obchodními partnery často obsahují ustanovení obchodního nebo občanského zákoníku, který už neexistuje.
• Smlouvy s klienty, spotřebiteli, už nereflektovaly, že se nám Evropa hemží novou regulací, na kterou si sem tam posvítí Česká obchodní inspekce.
• Obchodní podmínky na webu nesedí na míru, a tak povolují nakupujícím vracet zboží i rok po jeho koupi.
• Na webu chybí nasazené dokumenty v souladu s GDPR, a tak se práce s daty nejen dostává za hranu legislativy, ale v případě prodeje e‑shopu nebo celé/části firmy snižuje jejich tržní cenu.
• Ve smlouvách chybí úprava autorských práv, a tak si klient poctivě zaplacené fotky, články a grafiky nemůže použít tak, jak by si představoval.
• Pan jednatel neměl právo vyplácet si odměnu za „provoz“ firmy.

Po prostudování podkladů jsme klientovi navrhli, co je potřeba dát dokupy bez dalšího váhání, které dokumenty bychom si vzali do parády v následujících týdnech a u kterých necháme na jeho zvážení, zda je kosmeticky doupravit. Vše zabralo pár dní, pan jednatel rozdistribuoval nové dokumenty do zbytku firmy a mohl zase klidně spát.