Jak dlouho můžete zákazníkům posílat newsletter? A co dělat, když tato doba vyprší?

Musím všechny osobní údaje smazat?

Zákaznické osobní údaje jsou jedny z nejcennějších. Můžeme díky nim jednoduše oslovit ty, kteří už u nás jednou nakoupili. Zásadní je v tomto ohledu určitě e-mail, na který zasíláme zákazníkům obchodní sdělení. 

To nám umožňuje tzv. oprávněný zájem, u kterého se počítá s tím, že by naše zákazníky přece mohlo zajímat, jaké další novinky nabízíme nebo jaké akce chystáme. Ale pozor, jen po určitou dobu od posledního nákupu, kterou jste uvedli ve svých zásadách. A tato doba rozhodně nesmí být „navždy“ nebo „na 15 let“. Ustáleným best practice jsou tři roky. 

Pokud tedy tato doba vyprší (a zároveň zákazník nevyužil možnosti se z odběru odhlásit, kterou mu musíte dát v každém newsletteru), vyprší také váš oprávněný zájem na tom, abyste starší zákazníky kontaktovali. Neznamená to ale nutně, že byste veškeré údaje museli mazat. To dokonce ani nemůžete, protože musíte evidovat své objednávky v rámci účetnictví. Nesmíte však již použít daný e‑mail a posílat na něj nadále newsletter. Pokud ovšem od zákazníka nedostanete…

…souhlas!

Jedinou právně správnou variantou, je získat od starších zákazníků výslovný souhlas, a to ještě předtím, než oprávněný zájem vyprší. 

To můžete udělat jakkoliv kreativně, zábavně, pomocí dotazníku nebo jiné marketingově přívětivé metody. 

Zašlete zákazníkům třeba e‑mail, ve kterém jim nabídnete výraznou slevu na vaše zboží. Tím je zaujmete a dost možná i přimějete k novému nákupu. Což jsou dobré zprávy, protože vám od té doby poběží dalších pár let na základě oprávněného zájmu, kdy jim newsletter můžete zasílat. 

Vymyslet také můžete poutavý kvíz, anketu nebo napsat opravdu užitečný článek. Součástí kreativního newsletteru pak bude možnost „znovupřihlášení“ odběru, které vám zákazník odklikne. Nezapomeňte ale přidat odkaz na souhlas se zpracováním osobních údajů. Jen tak totiž bude souhlas opravdu informovaný, jak nám říká GDPR. 

Pokud vám však zákazník souhlas nedá, bohužel ho budete muset ze svého mailing listu vyřadit. 

Co teď?

Od zavedení GDPR uběhnou na jaře tři roky. V této době valná většina e‑shopů a jiných online platforem aktualizovala nebo dokonce poprvé vytvořila své zásady zpracování osobních údajů. 

A tak nezbývá, než se co nejdříve podívat do vlastních zásad a zjistit si, po jakou dobu můžete kontaktovat své zákazníky na základě oprávněného zájmu. Pokud totiž chcete být 100% v suchu, měli byste vyselektovat zákazníky podle toho, kdy u vás naposledy nakoupili, a pokud se blíží 3leté výročí jejich posledního nákupu, napište jim o souhlas s dalším zasíláním novinek. 

Pokud byste si nevěděli rady, jak správně napsat informovaný souhlas podle požadavků GDPR, pomůžeme vám ho sepsat lidskou řečí.

A jestli jste právě zjistili, že žádné zásady zpracování osobních údajů nemáte, pak jste v průšvihu a rychle to napravte. Svým zákazníkům v takovém případě vůbec nesmíte obchodní sdělení posílat. Přehledné a srozumitelné zásady vám případně také rádi připravíme, stačí říci.

Možná se vám to nyní zdá jako nadbytečná administrativa. A my vás chápeme. Ale Úřad pro ochranu osobních údajů je neúprosný a nebojí se rozdávat pokuty za e‑mailing tam, kde k tomu nemáte právní základ. Proto je lepší tomu teď kousek pozornosti věnovat a vědět, že nakládáte s osobními údaji tak, jak nám říkají předpisy. 

Máte v osobních údajích nepořádek a nevíte, jak s nimi ve firmě nakládat? Pletou se vám slova jako souhlas a oprávněný zájem nebo nevíte, jak vést záznamy o činnostech zpracování? Sjednejte si s námi rychlou schůzku, stačí si jednoduše rezervovat termín online.