Obchodní spor
Spor mezi dvěma (či více) stranami týkající se jejich podnikání. Typicky jde o spory mezi dodavateli a odběrateli nebo mezi společníky či akcionáři obchodní společnosti. Když se ho nepodaří vyřešit smírně, končívá u obecného nebo rozhodčího soudu. Žalobce si zpravidla nárokuje vyplacení určité finanční částky, která může představovat dluh, úrok z prodlení nebo třeba náhradu škody včetně ušlého zisku.
Není žádným překvapením, že nejúčinnější zbraní proti vzniku sporů je prevence. V tomto úvodním článku proto uvádíme několik základních preventivních doporučení, která proti nejčastějším obchodním sporům fungují, ovšem v praxi bohužel bývají často přehlížena.
1. Nastavte si jasná pravidla spolupráce s ostatními společníky
Pokud podnikáte v obchodní společnosti společně s dalšími společníky, nejlépe hned současně se založením společnosti si domluvte alespoň základní parametry toho, jak společně budete fungovat. Věřte, že nám už mnohokrát klienti říkali, že to není potřeba. Často s dodatkem typu „vždyť se známe už 10 let“, „seděli jsme spolu ve škole v lavici“ anebo „můj strýc byl na vojně s jeho tchánem“. Věřte ale taky, že už mnohokrát jsme bohužel museli řešit spory vzniklé právě mezi obchodními partnery, kteří na startu své kooperace nastavení vzájemných pravidel odmítali.
Dohoda o tom, jak spolu lidi budou podnikat a jak budou řešit případné neshody a spory, se opravdu lépe domlouvá v čase klidu a vzájemné spolupráce nežli v situaci, kdy už je nepříjemnost na stole a hlavy jsou horké. Navíc nastavení základních principů fungování společníků v zakladatelské listině a dohodě společníků nemusí být nic extrémně složitého. Základní zásady nakládání s podíly, pravidla rozdělování zisku, třeba také rozdělení kompetencí mezi členy statutárního orgánu (pokud jste nejen společníky, ale současně i jednateli), a hlavně postupy pro řešení patových situací. To jsou běžná ujednání, která jsou léty prověřená a opravdu fungují. Zásadní neshodu nikdy nemůžete předem s jistotou vyloučit. A když už na ni dojde, je dobré mít před sebou jasný a ke všem stranám férový manuál, jak postupovat.
Pravidla spolupráce mezi společníky bývají základně upravena v zakladatelské listině společnosti a do detailu bývají upravena v dohodě společníků (tzv. SHA). Bližší informace o tom, jak takové dohody společníků fungují a co je praktické v nich podchytit, poutavě shrnul Matyáš ve druhém dílu naší Korporadny.
2. Nastavte si jasně a férově vztahy s obchodními partnery a zákazníky
Vztahy s dodavateli, odběrateli a dalšími obchodními partnery se někdy nastavují o něco složitěji. Obchodní partneři mají vlastní podnikání a zájmy a na blahu vaší firmy jim na rozdíl od ostatních společníků přirozeně tolik nezáleží. Přesto doporučujeme nevzdat se snadno.
Předně, i když chápeme, že to v některých případech může být těžké, pokuste se spolupracovat jen s prověřenými subjekty. S těmi, které mají dobrou reputaci a o kterých máte z důvěryhodných zdrojů kladné reference. Nebývá na škodu si také z veřejně dostupných zdrojů (sbírka listin obchodního rejstříku, obchodní věstník, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí aj.) prověřit ekonomickou kondici vašeho partnera.
I když se obchodní partner jeví sympaticky a důvěryhodně, nepodceňujte vyjednávání smluvní dokumentace. Ta by měla být vždy srozumitelná, jasná (nezavádějící) a bez „bílých míst“ – měla by vše podstatné upravovat do detailu a rozhodně by neměla generovat nové otázky. Doporučujeme si taky vždy předem identifikovat pro vás nejpodstatnější „body“ vašeho obchodního vztahu a na ty se při vyjednávání smlouvy obzvláště zaměřit.
Prakticky to vypadá takto: pokud se v rámci vašeho vztahu bude pravidelně převážet zboží, může jít právě například o úpravu práv a odpovědnosti související s dopravou zboží. Naopak pokud půjde o vývoj softwaru, půjde pravděpodobně o úpravu práv duševního vlastnictví. U méně podstatných bodů pak můžete naopak přimhouřit oči a tím druhé straně dát najevo, že jste svolní ke kompromisu.
Pakliže má úprava spolupráce s obchodním partnerem vycházet z jeho „pevně“ stanovených obchodních podmínek, nebojte se v případě opravdu důležitých bodů požádat o speciální smluvní dohodu, která příslušné části obchodních podmínek pozmění. Není-li k takovému postupu u druhé strany vůle, zvažte, zda vám za související rizika vstup do takového byznysového vztahu opravdu stojí.
Pokud ještě nemáte dlouhé roky zkušeností v daném oboru, rozhodně není od věci probrat smlouvy před podpisem se zkušenějším podnikatelem a prověřeným právníkem. Ti vás upozorní na nejčastější problémy z praxe a řeknou vám, co je a co už není ve vašem oboru „market standard“. Díky tomu si ve smlouvě nedomluvíte něco, co vám sice na první pohled přijde adekvátní, ale následně (a už pozdě) se ukáže jako nestandardní a pro vás oproti konkurentům příliš zatěžující.
3. Všechna pravidla a podmínky si ujednejte písemně
„My si věříme, a tak stačí, že jsme si to řekli. Nic psát a podepisovat nemusíme.“ To už jsme taky zaslechli mnohokrát. Bohužel však praxe ukazuje, že téměř každá nepříjemná situace mění paměť a z dříve jasně stanovených dohod dělá záležitosti zmatečné, nedořešené nebo údajně dokonce vůbec neřešené. Klíčové parametry vztahů mezi společníky a s obchodními partnery proto mějte zachycené v klasické podobě řádně podepsaných smluv.
Pamatujte, že písemná dohoda v žádném případě není znakem nedůvěry, ale naopak je vyjádřením maximální důvěry a transparentnosti. Kdo chce hrát fér a nehodlá v budoucnu zneužívat nepřehledných situací, vyváženou dohodu ve svém zájmu a s respektem k ostatním stranám rád podepíše.
Chápeme, že v živelných vodách businessu je potřeba občas některé věci řešit operativně z minuty na minutu a na uzavírání standardních písemných smluv zkrátka není čas. V takovém případě se alespoň pokuste základní parametry dohody shrnout třeba do mailu nebo do smsky a nechat si je potvrdit druhou stranou prostým „ok“, „souhlasím“ a podobně. Věřte, že i taková obyčejná konverzace v konečném důsledku může zastavit případný spor mezi stranami dříve, než vůbec vypukne.
A ještě jeden malý tip k uzavírání smluv: „písemně“ neznamená jen na papíře, ale i elektronicky. Existuje už mnoho nástrojů (např. DigiSign, který my sami aktivně využíváme), které vám umožní smlouvu platně podepsat, aniž by se všichni podepisující museli fyzicky setkat. Ve skutečnosti jen uděláte jednoduchou parafu na obrazovce svého telefonu nebo tabletu a je to. Z našeho pohledu i každodenní praxe jde o skvělého pomocníka, jak efektivně kultivovat firemní smluvní ekosystém.
4. Nastavte interní pravidla důležitých procesů a pravidla zastupování společnosti
Především u větších společností je potřeba nastavit klíčové interní procesy tak, aby co nejvíce snižovaly riziko vzniku problému, potažmo sporu. Takovými procesy jsou primárně „tvrdá“ procesní pravidla týkající se například vyřizování poptávek a objednávek nebo archivace dokumentů. Tam, kde se to hodí, může jít i o abstraktnější pravidla, například týkající se způsobu komunikace se zákazníky či obchodními partnery.
Pravidla postupu při vyřizování poptávek a objednávek sníží riziko nedodržení optimálního, společnost chránícího postupu. Napomůže zejména tomu, aby byly uzavřeny všechny nezbytné smlouvy (např. dohoda o mlčenlivosti) a aby byly vyhotoveny všechny potřebné dokumenty (např. předávací protokoly). Pravidla archivace dokumentů a obchodních komunikací zase poslouží v případě, kdy si u vás jiný subjekt začne nárokovat něco, co mu nenáleží. Máte-li v takovém případě všechny podklady po ruce, rychle předložené potvrzení o úhradě či doručenka mohou často potenciální spor zastavit v samotném zárodku. Pravidla komunikace se zákazníky či obchodními partnery pak přispívají k posilování reputace vaší firmy, navíc dlouhodobě vstřícná komunikace s druhou stranou může v případě neshody pomoci k obroušení hran.
Pravidla interních procesů bývají nejčastěji zakotvena ve vnitřních předpisech (interních směrnicích) firem. Je třeba, aby s nimi všichni příslušní zaměstnanci a spolupracovníci byli seznámeni a rozuměli jim. Interní směrnice v takových případech nemá být formálním kusem papíru uloženým na dně šuplíku, ale živoucím, praktickým dokumentem, se kterým všichni, kterých se ve firmě týká, pravidelně pracují.
Nezapomeňte ani na pravidla týkající se toho, kdo a v jakých záležitostech může společnost navenek zastupovat. Pamatujte, že nejen jednání statutárního orgánu, ale i zaměstnanců může společnost platně zavazovat. Jasně proto rozdělte pravomoci a oprávnění a upozorněte své zaměstnance na rizika plynoucí z toho, kdyby své pravomoci překročili. Tím snížíte riziko, že se vaše firma bez vašeho vědomí zaváže k něčemu, co je pro ni nevýhodné a co potenciálně může přerůst ve spor. Pravidla zastupování společnosti navenek se obvykle taky nastavují prostřednictvím vnitřních předpisů, případně ve spojení s dílčími ujednáními ve smlouvách se zaměstnanci.
5. Průběžně kontrolujte plnění povinností (i svých)
Podpisem kvalitních smluv a vhodným nastavením vnitřních procesů to nekončí. Ani sebelepší smlouva či interní směrnice nedokáže eliminovat riziko individuálního pochybení. V každé firmě někdo občas na něco zapomene nebo něco provede chybným způsobem. Proto je třeba být neustále ve střehu, a i v praxi sebevíc zaběhlé a smluvně podchycené procesy průběžně kontrolovat.
Když zjistíte, že došlo k pochybení na vaší straně, rozhodně lze vše lépe řešit zavčasu, nejlépe ještě dříve, než si toho „všimne“ druhá strana. Buď chybu budete moci elegantně napravit, aniž by to druhá strana zjistila, anebo na ni sami upozorníte společně s návrhem řešení. V obou situacích k žádnému sporu nedojde a v druhém případě ještě férovým jednáním posílíte svoji důvěryhodnost.
Pochybí-li druhá strana, vaše rychlé upozornění zase zamezí tomu, že se vaše případné škody budou navyšovat a pravděpodobně odradí druhou stranu od opakovaní daného modelu, pakliže by měla nekalé úmysly a hodlala zneužít vaší laxnosti. A navíc vám pomůže i právně – pokud nebudete s upozorněním na odklon od dohody otálet, nemělo by hrozit promlčení vašeho nároku.
Dodržování těchto základních postupů vám pomůže riziko vzniku obchodních sporů výrazně snížit. Někdy bohužel ale ani sebelepší prevence nepomůže a s určitou podobou sporu se budete muset popasovat. V nadcházejících článcích vám proto představíme tipy, jak v takových případech postupovat – co dělat, když už spor „doutná“, a co si počít, když už nic nepomáhá a spor se rozhoří naplno.
Potřebujete poradit, jak správně nastavit vztahy mezi společníky, sepsat interní dokumenty nebo zkonzultovat cokoliv ohledně obchodních sporů? Ozvěte se nám na e‑mail napistenam@elegal.cz nebo telefon 255 758 595.
9. 10. 2023
Sdílet
Tweet
LinkedIn
